Liikuntaryhmiin ja tapahtumiin ilmoittautumisen asiakasrekisteri

Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa sijaitsevassa lukitussa kaapissa. Vanhentuneet ja tarpeettomat aineistot hävitämme tietoturvasäiliön tyhjennyssääntöjen mukaan.
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin ensisijaisena käyttötarkoituksena on henkilötietojen käyttäminen ryhmiin osallistuvien tavoittamiseksi ja info-tiedon lähettämiseksi. Viestintä toteutetaan etupäässä sähköpostitse, tekstiviestillä tai voi olla WhatsApp-ryhmä. Rekisteritiedoilla voi tehdä tilastointia ryhmien kävijämääristä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä ryhmälle tai yksilölle tiedottamisessa seuraavasti:
Yhteystietojen päivitys tai ylläpito

Lisäksi rekisterit tukevat Enontekiön kunnan vapaa-aika toimialan sisäistä tilastointia.

Käsittelyn lainmukaisuus:
1)
☒ Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö
☐ Lakisääteinen velvoite
☐ Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

Rekisteröidyn antama suostumus
☒ Sopimuksen täytäntöönpano
☐ Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden
etujen suojaamiseksi

2)
☐ Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri
☒ Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietosisältö

-Asiakkaan nimi, osoite
-Puhelinnumero, sähköposti
-Sähköposti/osoite laskutusta varten
-Avainkortin tai avainkoodin hallinnan pitoaika
-Mahdolliset asiakkaan itsensä antamat lisätiedot.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas antaa henkilötiedot paperilomakkeella kirjaston henkilökunnalle tai sähköisellä lomakkeella ilmoittautuu palvelun käyttäjäksi, tieto tulee hyvinvointiohjaajalle. Vapaa-aika toimialan hyvinvointiohjaaja tallettaa lomakkeet lukolliseen tilaan tai salasanan taakse omalle tietokoneelle.
Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen. Keräämme tietoja sopimuksenteon yhteydessä asiakkaan rekisteröityessä avainkortin tai -koodin käyttäjäksi. Keräämämme tieto on asiakkaan itsensä antama.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Luovutettu avainkortti tai koodi ei sisällä henkilötietoja.
Henkilötiedot luovutetaan laskutusta varten laskutuksen tekijälle kunnassa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin käytön ja suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Paperidokumentit  säilytetään mapeissa lukituissa tiloissa.
Dokumentteihin pääsy vain niillä joiden työtehtäviin kuuluu niiden tietojen käsittely.

Sähköinen aineisto

Tiedot automaattisen pääteksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta

Ei ole.

Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla: www.enontekio.fi, sekä saatavilla kunnan kirjaamosta virka-aikaan: Ounastie 165, Enontekiö.

Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselosteen, jos sisältö muuttuu lakimuutoksien seurauksena tai jos rekisterin ominaisuudet muuttuvat.

Päivitetty 16.06.2021

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Enontekiön kunnan henkilörekistereissä: kuntosalin kulunhallinnan asiakasrekisteri