Matkailumarkkinoinnin asiakasrekisteri

Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan tai niin kauan kuin hoidettava asiakassuhde sitä vaatii  tai kunnes asiakas itse haluaa poistaa tietonsa rekisteristä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Matkailumarkkinoinnin toimenpiteiden hoitaminen. Allekirjoitettu yhteismarkkinointisopimus antaa rekisterinpitäjälle suostumuksen henkilötietojensa tallentamiseen ja käsittelyyn tässä rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla.

Rekisterin ensisijaisena käyttötarkoituksena on Enontekiön matkailumarkkinoinnin verkostoyhteistyö ja matkailun edistäminen alueella. Viestintä toteutetaan etupäässä sähköpostitse. Erillinen sähköpostijärjestelmä ja tässä tapauksessa myös sähköpostirekisteri sijaitsee ulkoisella palvelimella. Lisäksi rekisterit tukevat Enontekiön matkailumarkkinoinnin sisäistä tutkimustoimintaa ja tilastointia.

Henkilötietoja voidaan käsitellä sidosryhmän viestinnässä seuraavasti:
Ajankohtaisten yhteystietojen ja kontaktien ylläpito, tiedotus- ja yhteismarkkinointi ja yhteistyösuhteiden hoitaminen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä medialle kohdistetussa viestinnässä seuraavasti:
Valtakunnallisen ja kansainvälisen medianäkyvyyden edistäminen, tiedottaminen, mediavierailukutsut jne.

Henkilötietoja voidaan käsitellä matkailualan ammattilaisille kohdistetussa viestinnässä seuraavasti:
Tiedottaminen, matkanjärjestäjäkutsut, myynninedistäminen (myytävien matkailutuotteiden tarjoaminen Enontekiön alueelta)

Lisäksi rekisterit tukevat Enontekiön matkailumarkkinoinnin sisäistä tutkimustoimintaa ja tilastointia.

Käsittelyn lainmukaisuus:
1)
☒ Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö
☐ Lakisääteinen velvoite
☐ Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

Rekisteröidyn antama suostumus
☒ Sopimuksen täytäntöönpano
☐ Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden
etujen suojaamiseksi

2)
☐ Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri
☒ Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietosisältö

Yritysten itse luovuttamia ja julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Yritysten osalta tietosisältö on y-tunnus, yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimet (ml. mahd. etuliite) sekä titteli, yrityksen/yhteisön ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät), osoitetiedot, verkkolaskuosoitteet, yleiset ja yhteyshenkilöiden puhelinnumero(t) ja sähköpostiosoite(eet), www-osoitteet, mahdolliset asiakkaan itsensä antamat lisätiedot.

Rekisteri sisältää median itse luovuttamia ja julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Median osalta tietosisältö on tyypillisesti mediakanavan nimi / yritysnimi, yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja maa.

Rekisteri sisältää matkailualan ammattilaisten itse luovuttamia ja julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Tietosisältö on tyypillisesti yritysnimi, yhteyshenkilön nimi, maa ja sähköposti.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Sopimus yrityksen osallistumisesta Enontekiön kunnan matkailumarkkinointiyhteistyöhön.

Erilaisissa tapahtumissa, messu- ja myyntikierroksilla, jossa käyttäjä itse täyttää tiedot ja antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen.

Sähköpostitse, jossa asiakas itse luovuttaa tietonsa ja pyytää lisäämään yhteystietonsa asiakasrekisteriin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Erilaisten yhteismarkkinointitoimenpiteiden yhteydessä kerätyt suostumukseen perustuvat yhteystiedot voidaan luovuttaa Enontekiön kunnan matkailumarkkinoinnin yhteistyökumppaneille. Näissä tapauksissa yksityishenkilöille kerrotaan kuitenkin suostumuksenannon yhteydessä, kenelle kaikille ja missä tarkoituksessa tiedot tullaan luovuttamaan.

Muissa kuin em. tapauksissa henkilö- tai yritystietoja ei luovuteta Enontekiön kunnan matkailumarkkinoinnin ulkopuolelle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle , ellei se ole Enontekiön matkailumarkkinoinnin tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Mikäli tietoja joudutaan siirtämään ko. alueiden ulkopuolelle esimerkiksi palveluntarjoajien sijaitessa Euroopan talousalueen ulkopuolella, varmistamme, että käytämme tarvittavia sopimuksellisia suojatoimia (esim. Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita) siirtäessämme henkilötietoja tällaisille palveluntarjoajille.

Rekisterin käytön ja suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
Sähköinen aineisto
Rekistereihin sisältyvät tiedot ovat vain Enontekiön kunnan matkailumarkkinoinnin käytössä. Järjestelmä toimii osittain Enontekiön kunnan palveluntarjoajan ulkopuolisilla palvelimilla. Tietojärjestelmiä käytetään verkkoympäristössä. Kunnan käyttämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kunnan oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät salasanat rekistereihin annetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja ne määritellään erikseen eri tietojärjestelmiin ja henkilörekistereihin.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmien kaikkia käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tiedot automaattisen pääteksenteo, ml. profiloinnin olemassaolosta

Ei ole.

Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla: www.enontekio.fi, sekä saatavilla kunnan kirjaamosta virka-aikaan: Ounastie 165, Enontekiö.

Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselosteen, jos sisältö muuttuu lakimuutoksien seurauksena tai jos rekisterin ominaisuudet muuttuvat.

Päivitetty 3.11.2020

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Enontekiön kunnan henkilörekistereissä: matkailumarkkinoinnin asiakasrekisteri